在撰写研究生学位论文期间，我和身边的同学都曾遇到过因Word排版知识欠缺，致使论文修改和排版费尽周折，甚至影响论文撰写进程的事。相信有很多正在撰写或即将撰写学位论文的同学也会有这样的遭遇。为了让大家少走弯路，现以Word2003为例（Word2007类似），将论文撰写中十分有用的五项功能作了归纳梳理。相信只要你花上一点点时间学习这些功能，很可能就省去论文排版的所有烦恼，从而将更多的精力和时间投入到论文质量的提高上。
文档结构图
学位论文篇幅长，页数多，在撰写或修改过程中，常常要定位到某一章某一节。由于不知道章节所在的页码（如果知道页码，可以采用页码定位），很多同学都是通过拉动滚动条来寻找，非常麻烦。有的同学为了解决这个问题，将论文的每一章甚至每一节单独做成一个文件。但是这样既影响论文打印，又不容易从整体把握论文逻辑层次。如果大家学会了Word的“文档结构图”功能，这个问题很好解决，而且你会发现对论文的驾驭变得得心应手。“文档结构图”最大的优点就是论文结构一目了然，准确定位方便快捷。具体用法如下：
点击菜单项“视图”—>“文档结构图”，这时在页面左侧多出一个窗口，它便是显示文档结构的地方。接下来的工作就是规范论文的结构层次。将正文内容设置成“正文”，一级标题的大纲级别设置成“一级”，二级标题的大纲级别设置成“二级”，依此类推。
其设置方法为：选中标题或正文，点击菜单项“格式”—>“段落”，在弹出的窗口中选择“缩进和间距”分页，在“大纲级别”项选择相应级别。这里有一个小技巧，可以大幅减少工作量。首先将论文全部选中设置成“正文”，然后将第一个一级标题（比如第一章）大纲级别设置成“一级”，再用“格式刷”（双击“格式刷”可连续“刷”）把其他各级标题的大纲级别全部“刷”成“一级”。
这时所有的标题以“一级”大纲级别的形式全部出现在文档结构图中。点击文档结构图中的标题就能迅速定位到论文的相应位置。点击第一个二级标题（比如第一章的第一节），将其大纲级别设置成“二级”，然后用“格式刷”把其他二级标题的大纲级别全部“刷”成“二级”。“刷”的过程中，可以点击文档结构图中的标题，迅速定位到相应内容，十分方便快捷。其他级别的标题照此方法做。
自动生成目录
规范论文的结构层次，生成文档结构图，除了上述的优点外，还有一个更大的好处，那就是在论文撰写完后自动生成目录。曾看见有同学自己编写目录，当标题更改时，更新目录不算费事，但是当页码改变时，更新目录就显得十分麻烦。其实，Word可以根据规范的结构层次自动生成目录，完全代替人工编写。具体方法为：
将光标移至目录位置。点击菜单项“插入”—>“引用”—>“索引和目录”，在弹出的窗口中选择“目录”分页，然后根据提示进行相应的设置（篇幅所限，不作赘述），点击“确定”，目录便出现了。如果对论文作了修改，可以在目录上点击鼠标右键，选择“更新域”，在弹出的窗口中根据情况选择“只更新页码”或“更新整个目录”，点击“确定”，目录就会自动更新。
分页符和分节符
学位论文一般要求各章开头都要另起一页，即章标题在页面顶端。有的同学在处理章与章之间的间隔时，常常是用很多的“回车”符。这样处理有一个问题：当修改论文时，前面内容的行数如果变了，后面各章的章标题就不会在顶端，又需要用“回车”符调整，重复几次就会觉得很麻烦。如果在章与章之间插入“分页符”或“分节符”，就不会有这样的烦恼了。具体方法为：将光标移至前一章，比如第一章的末尾，点击菜单“插入”—>“分隔符”，在弹出的窗口中选择“分页符”（分隔符类型）或“下一页”（分节符类型），点击“确定”。第二章将另起一页，无论前面怎么修改内容，第二章章标题都处于页面顶端。
分节符比分页符的作用更大，它可以把论文分节，使不同的节可以有不同的设置，节与节互不相干。有时候分节是必要的。比如页面方向有横向和纵向两种，特别是制作表格时，常常因表格过宽需要制作横向表格，这时就需把页面设置成横向。如果不分节，其他页面都会被设置成横向。只有通过分节，把横向表格所在节的页面设置成横向，其他节的页面设置成纵向，才能解决这个问题。另外，如果要求页码格式前后不一样，或者从某一页开始要重新编号，都需要通过插入分节符（类型一般为下一页或连续）才能实现。
尾注
有一天，一个同学对我说，参考文献的标注改起来太麻烦了，可以说是牵一发而动全身。我说，看来你是没有使用Word的“尾注”功能。正在撰写学位论文的同学，如果你还没标注参考文献，你看到了这篇文章你是幸运的，至少比我的那位同学幸运。因为我发现很多同学都在这个问题上浪费了太多时间。在此，强烈推荐以下方法标注参考文献：
1)将光标移至需标注参考文献的地方。
2)点击菜单项“插入”—>“脚注和尾注”，在弹出的窗口中进行如图1设置后，点击“插入”。（你会发现“编号格式”没有你想要的“[1],[2],[3]…”。没关系，有办法解决。
3)光标自动移至论文结尾。在编号后面输入参考文献信息。
4)参考文献信息输入完毕后，双击相应编号，光标将自动移至论文中标注该参考文献处。在编号左右分别加上“[”和“]”，并将其格式设置为“上标”，最终形式为“[1]”。将该编号复制，粘贴到下一个需要标注参考文献的地方。此时你会发现编号变成了“[2]”（或其他编号，依据所处位置顺序自动编号）。
5)双击编号“[2]”，光标自动移至论文结尾编号为“2”的位置，更改参考文献信息。
通过双击相应编号可以很方便地在论文和参考文献目录间“穿梭”。但有一个小缺点：这样生成的参考文献目录始终是在论文最后面。如果要更换目录位置，只能采取复制粘贴的方式，致使目录失去“尾注”功能。建议在论文定稿后再移动参考文献目录位置。
自动保存
当你正在专注于数据的处理或是推敲某句话的措词时，电脑突然断电、死机，你会因未及时保存文档懊恼不已。Word的“自动保存”功能可以让你无忧无虑专心论文写作。其设置方法为：点击菜单项“工具”—>“选项”，在弹出的对话框中选择“保存”分页。将“自动保存时间间隔”前的复选框打“√”，间隔时间一般设为3—10分钟。因为设置时间过短，影响系统速度；设置时间过长，没有实际意义。
Word功能十分强大，Word排版是一门艺术。介绍以上五项功能希望能起到抛砖引玉的作用。要想自己的论文更加规范美观，还需要多学习，多实践，多总结。
